Koleżanka ostatnio zapytała mnie o radę - od czego zacząć organizowanie konferencji, kiedy decyzja o jej realizacji została podjęta niecałe 4 tygodnie przed?
Ahh...lubię
takie wyzwania!
Adrenalinka
się podnosi i działamy.
Osobiście
lubię planować zadania w programie Microsoft Project, ale zdaję sobie
sprawę, że nie każdy ma do niego dostęp. Koleżanka poprosiła mnie o
wypunktowanie na co powinna zwrócić uwagę przy rozpoczęciu planowania.
Postanowiłam jej to jak najprościej wypisać.
Oto
przygotowana przeze mnie lista spraw do wykonania sporządzona "na
kolanie":
Ogólny plan działania:
- Wstępny kosztorys i budżet
- Cele konferencji
- Zespół organizatorów
- Forma konferencji
- Ścieżka krytyczna
- Plan dnia konferencji
- Uczestnicy i sprzedaż
- Promocja
- Catering
- Transport
- Podsumowanie
Realizacja zadań przebiega na kilku
poziomach (nie znaczy to, że dokładnie w takiej kolejności jak powyżej) –
jeżeli realizujemy zadanie z punktu np.6 to nie znaczy, że w tym czasie
nie pracujemy także nad obszarem nr9. Pracując pamiętamy o tym, że liczy
się każdy szczegół!
Na początku dzielę poszczególne zadania nad
podzadania – każdemu daję czas na wykonanie i określam kiedy ma
być wykonane, punkty milowe, deadline. Dla całości zawsze zostawiam czas
rezerwowy w razie nieprzewidzianych zdarzeń, aby z wszystkim zdążyć na
czas. Po wykonaniu podzadania zaznaczam, że zostało wykonane i przechodzę do
kolejnego.
Hm...zastanawiam się czy to nie zbyt duże
uogólnienie całości, ale od czegoś trzeba zacząć :)
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz